6-7 июня 2017 г. в г. Пензе Федеральным архивным агентством и Комитетом по делам архивов Пензенской области был организован и проведен семинар-совещание специалистов архивных учреждений в области обеспечения сохранности архивных документов. В работе семинара приняло участие более 50 специалистов федеральных и государственных архивов шести федеральных округов. Уральский федеральный округ представляли главные хранители фондов Объединенного государственного архива Челябинской области, Государственного архива Тюменской области, Центра документации общественных организаций Свердловской области.
С приветственным словом к участникам семинара обратился заместитель руководителя Федерального архивного агентства А.В. Юрасов. В своем выступлении он подчеркнул важность работы главных хранителей фондов архивов и большую степень ответственности, которую несут сотрудники архивных учреждений, занимающихся обеспечением сохранности документов.
С подробным докладом, посвященным актуальным проблемам обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, выступила заместитель начальника Управления – начальник отдела обеспечения сохранности и учета Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования Росархива Г.А. Хабибулина. Она остановилась в своем выступлении на различных вопросах обеспечения сохранности архивных документов, связанных со строительством и реконструкцией зданий федеральных и региональных государственных архивов, перемещением в связи с этим фондов архивов, рациональным размещением архивных фондов в хранилищах с использованием современных средств хранения.
Значительная часть доклада была посвящена проблемам обеспечения нормативных условий хранения архивных документов, оборудованию архивохранилищ современными (не старше 10 лет) системами охранной и противопожарной сигнализации.
В докладе Г.А. Хабибулиной также были затронуты вопросы страхового копирования особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и хранения страховых копий в соответствующих нормативных условиях. Г.А. Хабибулина подчеркнула важность этой работы для сохранения документального наследия страны. В своем выступлении она также отметила успехи архивной службы Свердловской области по страховому микрофильмированию, положительно оценила активную работу свердловских архивистов по передаче копий страхового фонда на специализированное хранение в Центр хранения страхового фонда в г. Ялуторовске и призвала специалистов всех государственных архивов также передавать страховой фонд своих особо ценных и уникальных документов на специализированное хранение.
В докладе Г.А. Хабибулиной были освещены проблемы централизованного учета архивных документов. Докладчиком было отмечено, что в 2018 г. планируется разработка и утверждение нового Порядка учета, заменяющего действующий Регламент государственного учета документов архивного Фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива в 1997 году.
Кроме вышеперечисленных Г.А. Хабибулина коснулась в своем докладе множества других вопросов обеспечения сохранности архивных документов (работа с уникальными и особо ценными документами, проверка наличия документов, выдача дел пользователям и т.д.), которые также были обсуждены в последующих выступлениях специалистов федеральных и государственных архивов участников семинара-совещания.
Обсуждение вопросов семинара-совещания было продолжено в выступлениях участников мероприятия. Более двух десятков выступлений организаторы семинара сгруппировали в несколько тематических блоков, состоящих из нескольких взаимосвязанных и взаимодополняемых докладов. После каждого тематического блока происходило обсуждение проблемы и заслушанных сообщений.
Так, в рамках тематического блока, посвященного материально-техническому обеспечению хранения документов, были заслушаны сообщения о реконструкции помещений архивохранилищ Российского государственного военно-исторического архива и Государственного архива Чувашской Республики. Опытом работы по организации хранения документов и обеспечения нормативных условий хранения поделились сотрудники государственных архивов Самарской области и Удмуртской Республики.
Вызвали большой интерес у присутствующих выступления тематического блока, связанного с обеспечением физико-химической сохранности архивных документов заместителя начальника лаборатории микрофильмирования и реставрации документов федерального казенного учреждения «Российский государственный архив научно-технической документации», реставратора высшей категории И.С. Шараповой, директора Лаборатории обеспечения сохранности документов Нижегородской области Е.Ю. Томилова, заместителя директора Российского государственного архива кинофотодокументов О.А. Беляковой.
Опытом работы по созданию и хранению страхового фонда на особо ценные и уникальные документы в архивных учреждениях Уральского федерального округа поделилась заместитель директора – главный хранитель фондов Центра документации общественных организаций Свердловской области Е.И. Яркова. О проводимой работе по обеспечению сохранности страховых копий в Центре хранения страхового фонда доложила заместитель директора ЦХСФ Л.М. Пезина.
Вопросам проведения проверки наличия документов и выдачи дел из архивохранилищ был посвящен отдельный тематический блок, включавший в себя пять выступлений. В выступлениях сотрудников федеральных и региональных архивов по этой теме было уделено много внимания внедрению автоматизированных архивных технологий при проведении данных видов работ.
О методике выявления уникальных документов в федеральных и региональных архивах говорилось в рамках тематического блока, посвященного работе с уникальными документами. Во время дискуссии архивисты пришли к единому мнению о необходимости совершенствования и уточнения критериев отбора уникальных документов.
Вопросам учета архивных документов были посвящены выступления, касающиеся учета документов по личному составу ликвидированных организаций и документов, находящихся на депозитарном хранении в Государственном архиве новейшей истории Саратовской области, учета музейных предметов в Российском государственном архиве социально-политической истории. Об опыте использования программных комплексов Архивный фонд – Фондовый каталог – Центральный фондовый каталог рассказала в своем выступлении начальник отдела межархивных информационно-коммуникационных проектов РГАНТД, администратор портала «Архивы России» Н.В. Глищинская.
После обсуждения сообщений всех тематических блоков участники семинара-совещания получили возможность задать интересующие их вопросы и высказать свои пожелания представителям Федерального архивного агентства.
Все участники мероприятия согласились с тем, что подобные семинары необходимо проводить регулярно, так как обмен опытом специалистов федеральных и региональных государственных архивов, встречи с представителями Росархива способствуют совершенствованию работы архивных учреждений, в том числе в области обеспечения сохранности документов, и позволяют решить многие проблемные вопросы, используя опыт коллег из других архивов.
